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Über AKZENT Hotel Roter Ochse
Das seit drei Generationen von derselben Familie geführte AKZENT Hotel Roter Ochse ist eine Unterkunft mit 31 Zimmern im UNESCO-geschützten Oberen Mittelrheintal. Das Hotel gehört zu den AKZENT Hotels, einem Zusammenschluss von mehr als 70 unabhängigen Boutiquehotels und familiengeführten Unterkünften in ganz Deutschland, die alle für ihren Charakter, ihren regionalen Geschmack und ihre einzigartigen Gästeerlebnisse bekannt sind.
Als Roter Ochse sein altes HS3-System gegen Mews austauschte, war die Wirkung sofort spürbar. Der Check-in geht schneller. Der Zeitaufwand für die manuelle Verwaltung ging stark zurück. Die Gäste genießen einen reibungsloseren Aufenthalt mit mehr persönlicher Betreuung.
Mit Mews als Backend kann sich das Team nun auf die Schaffung außergewöhnlicher Erlebnisse konzentrieren und setzt damit einen Maßstab dafür, wie deutsche Hotels die Zukunft meistern können, ohne ihre Tradition zu verlieren.
„Wir wollten einen echten digitalen Schub für unser Hotel. Die bisherige Software konnte unsere Vision einer modernen, vollständig digitalen Guest Journey einfach nicht unterstützen.“
Schnelles, strukturiertes und kollaboratives Onboarding
Herausforderung
Die Digitalisierung macht menschliche Beziehungen nicht überflüssig – sie macht mehr davon möglich. Die Umstellung auf ein neues System erfordert jedoch mehr als nur eine neue Software. Sie erfordert ein effektives Change Management. Ohne die richtige Anleitung kann sich der Prozess beängstigend anfühlen.
Lösung
Das Mews Onboarding-Team arbeitete Hand in Hand mit den Projektleitern/-innen des Hotels und erstellte einen klaren Plan und ein Tempo, dem alle folgen konnten. Die Mitarbeiter/-innen wurden in den Modulen geschult, die sie täglich benutzen, während die Manager/-innen zusätzlich eine Schulung im Haus abhielten, um das Gelernte zu vertiefen. Es war eine reibungslose, gemeinschaftliche Einführung, bei der sich alle zuversichtlich, unterstützt und bereit für Veränderungen fühlten.
Ergebnis
- 4 Wochen bis zur Liveschaltung
- Moderne Prozesse sind eingeführt, die Mitarbeiter/innen sind zufriedener und haben mehr Zeit für die Gäste
„Wir haben jedes Teammitglied in den Einführungsprozess einbezogen. Die neue Denkweise hat sich schnell durchgesetzt. Jeder, der mit Mews arbeitet, schätzt das intuitive Design und die Transparenz.“
Beeindruckende Optimierung in mehreren Bereichen
Herausforderung
Ziel der Ablösung eines serverbasierten Systems durch eine flexible Cloud-Lösung war es, die Prozesse rund um Reservierung, Check-in, Zahlungen und Housekeeping zu automatisieren und so mehr Zeit für die Einbindung der Gäste zu gewinnen.
Lösung
Zwei Mews Kiosks befinden sich jetzt an der Rezeption, ein dritter ist in einem sicheren Vorraum für späte Anreisen in der Nacht untergebracht. Die Gäste können ohne Warteschleife einchecken und ihren Aufenthalt zu ihren eigenen Bedingungen beginnen. Das ist eine große Erleichterung für das Rezeptionsteam, vor allem in den Zeiten, in denen viele Gäste anreisen. Jetzt muss sich niemand mehr mit handgeschriebenen Anmeldeformularen herumärgern. Die Daten fließen jetzt direkt digital in das System ein und sparen so jede Woche Stunden. Das Housekeeping läuft komplett papierlos über die App Mews, die den Status der Zimmer in Echtzeit synchronisiert. Früher musste das Personal fragen, ob ein Zimmer fertig ist. Jetzt reicht ein Blick in die App aus.
Ergebnis
- 60 % Check-in-Rate über Mews Kiosk
- Schlüsselkartenerstellung, Saldoüberprüfung und Zahlungsabwicklung sind vollständig in den Kiosk-Prozess integriert
- Schnellere Betriebsabläufe im Housekeeping und messbare Fortschritte bei den Nachhaltigkeitszielen
„Die Gäste sind oft überrascht, wie einfach es ist, Mews Kiosk zu benutzen. Für wiederkehrende Besucher/-innen ist es dank der gespeicherten Daten eine echte Zeitersparnis.“
Mehr Flexibilität, mehr Kontrolle – moderne Zahlungsabwicklung
Herausforderung
Die Verwaltung der Zahlungen war zeitaufwändig und fehleranfällig. Das Hotel benötigte eine Lösung, die Transaktionen rationalisiert und manuelle Eingaben reduziert.
Lösung
Mit Mews kann das Hotel jetzt flexible Buchungsmodelle erstellen und die Raten und Zahlungsarten mühelos anpassen – ob mit Frühstück, nicht erstattungsfähig oder komplett flexibel. Von dieser Vielseitigkeit profitieren sowohl die Gäste als auch das Revenue Management. Die Zahlungen laufen über Mews Payments und werden sicher verarbeite – mit automatischen Schutzmaßnahmen, um das Risiko von Betrug und Diebstahl zu verringern. Vor Ort lesen die Mews Terminals die Kartendaten automatisch und lösen Transaktionen direkt aus dem PMS aus, wodurch das Risiko von manuellen Fehlern entfällt und keine Papierbelege mehr benötigt werden.
Ergebnis
- Kein Papierausdruck, keine manuellen Verzögerungen – nur eine sofortige Zahlungsabwicklung
„Wir stellen den Gästen jetzt üblicherweise schon beim Check-in die Rechnung, was die Engpässe beim Check-out deutlich verringert hat. Da die Anreisen in der Regel über den Tag verteilt sind, entlastet das die Rezeption.“
Mehr Zeit für die Gäste – echte Gastfreundschaft durch Technik
Herausforderung
Zeit, die mit Papierkram und hinter Bildschirmen verbracht wird, ist Zeit, die den Gästen genommen wird. Im AKZENT Hotel Roter Ochse schränkte die manuelle Verwaltung die persönliche Note ein, die ein familiengeführtes Hotel auszeichnet.
Lösung
Was als technisches Projekt begann, hat sich zu einem echten Unterscheidungsmerkmal in den täglichen Betriebsabläufen entwickelt. Da viele Aufgaben automatisiert sind, haben die Mitarbeiter/-innen jetzt mehr Zeit für die Gäste. Wenn eine Familie nach einer langen Fahrt unerwartet früh ankommt, kann die Rezeption sie persönlich begrüßen, Tipps zur Umgebung gehen und dafür sorgen, dass sie sich wie zu Hause fühlen – und das alles, bevor die Zimmer fertig sind.
Ergebnis
- Diese echten Momente der Verbundenheit gibt es jetzt jeden Tag
„Viele Gäste tauchen ohne feste Pläne auf. Dank Mews haben wir Zeit, uns zu unterhalten, Tipps zu geben und Empfehlungen auszusprechen – etwas, das früher beim hektischen Check-in unmöglich war.“
Ein Blick in die Zukunft
Das AKZENT Hotel Roter Ochse prüft die Integration eines KI-gesteuerten Telefonsystems, um Standardanfragen zu bearbeiten und Buchungen per Sprache zu unterstützen.
„Das wäre eine echte Hilfe in Spitzenzeiten. Die Automatisierung dieses Bereichs würde uns noch mehr Flexibilität geben“, erklärt Heike.
Ihr Beispiel zeigt, was eine durchdachte Digitalisierung in deutschen Familienhotels bewirken kann – wenn sie strategisch und auf die Verbesserung des Gästeerlebnisses ausgerichtet ist.
Integrationen im Rampenlicht
Das AKZENT Hotel Roter Ochse kann über den Mews Marketplace mit über 1.000 Apps neue digitale Tools entdecken. Da für die Integration keine Gebühren anfallen, ist es einfach und risikoarm, eine Plattform anzupassen, die zur Marke passt und das Gästeerlebnis verbessert.
DIRS21
DIRS21 ist ein webbasiertes Reservierungs- und Channel-Management-System, mit dem das AKZENT Hotel Roter Ochse vollen Zugang zur weiten Welt des Online-Vertriebs hat. Sie verfügen über umfassende Marktkenntnisse und bieten seit über 20 Jahren Lösungen für das Hotel-, Gaststätten- und Tourismusgewerbe an.
Betterspace
Betterspace hilft Hotels dabei, mit intelligenten Lösungen die Nachhaltigkeit zu fördern – von der Gästekommunikation über das Energiemanagement bis hin zur Hotelinfrastruktur. Ihre Technologie steigert die Effizienz, reduziert den Abfall und unterstützt eine umweltfreundliche Gastfreundschaft.
Make it remarkable.
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